Vrijwilligersbeleid

Cream Crackers heeft haar eigen vrijwilligersbeleid. Vrijwilligers spelen een belangrijke rol binnen onze vereniging. In het vrijwilligersbeleid formuleren we onze visie en uitgangspunten rondom de organisatie van het vrijwilligerswerk.

We hebben dat gedaan met behulp van de methodiek Vrijwilligers&Co. We hanteren daarin 7 aandachtsgebieden:

Bestuurskracht
Binnenhalen
Begeleiden
Bedanken
Behouden
Beëindigen
Beleid

Daarnaast geven we weer wat de rol is van de vrijwilligerscommissie.

Dit document wordt jaarlijks geactualiseerd. Er kunnen ook onderdelen worden toegevoegd.

Dit vrijwilligersbeleid is het laatst geactualiseerd op: d.d. 24-11-2023

Bestuurskracht

Cream Crackers vindt het belangrijk om goede bestuurskracht te hebben. Het bestuur bestaat altijd uit minimaal 5 bestuursleden, maar bij voorkeur 7 bestuursleden. Het bestuur is een goede afspiegeling van de vereniging met zowel mannen als vrouwen en er zit variatie in de leeftijd van de bestuurders. Er is een gezonde aanspreekcultuur in het bestuur. Het bestuur weet wat er leeft onder de leden. De doorstroom van bestuursleden is goed geregeld, elke 2 jaar wordt een bestuurder weer verkiesbaar gesteld en is er de mogelijkheid om door te gaan voor 1 of 2 jaar, uit te stappen of door te wisselen van taken.

Er wordt gewerkt aan het in kaart brengen van alle taken per functie, zodat het voor alle bestuursleden helder is voor welke taken ze verantwoordelijk zijn. Ook bij wisseling van functies.

Het bestuur heeft samen met de vrijwilligerscommissie vrijwilligersbeleid ontwikkeld en maakt gebruik van Vrijwilligers&Co om de opgedane kennis te borgen. De vrijwilligerscommissie geeft uitvoering aan het vrijwilligersbeleid en ondersteunt commissies.

Binnenhalen

We hebben ca 150 vrijwillige functies die ingevuld worden door zo’n 125 vrijwilligers. Ca 25 vrijwilligers vervullen meerdere functies. We hebben 20 vitale functies die gedekt moeten zijn met daadkrachtige vrijwilligers.

Het bestuur of commissie is zelf verantwoordelijk voor het opnieuw invullen van de vrijwilligersfunctie bij beëindiging van een functie (zelforganisatie). De tool ‘Taakomschrijving’ is voorhanden bij het bestuur en de voorzitters van de commissies en kan helpen om nieuwe vrijwilligers te vinden. De volgende stappen worden gezet bij het werven van nieuwe vrijwilligers:

Is de taak goed omschreven, voldoende afgebakend en niet te groot?
Inventariseer wie een geschikte kandidaat zou zijn op basis van competenties
Benader de kandidaat persoonlijk en laat hem/haar weten waarom je hem/haar zo geschikt vindt voor deze functie.

Wanneer het niet lukt om een nieuwe vrijwilliger te vinden, kan de vrijwilligerscommissie advies en ondersteuning geven. De vrijwilligerscommissie ontvangt eens per jaar een overzicht van de ledenadministratie met nieuwe leden die aangegeven hebben vrijwilligerswerk te willen doen. Bij deze nieuwe leden wordt na een jaar geïnventariseerd wat voor soort vrijwilligerswerk ze leuk vinden. Hier houdt de vrijwilligerscommissie een databestand van bij en kan deze potentiële vrijwilligers matchen met vacatures die ontstaan.

Begeleiden

Een nieuwe vrijwilliger wordt ingewerkt door de oude vrijwilliger die de functie eerder verrichtte of anders door het bestuur of de betreffende de commissie. Bij voorkeur ligt er een goede taakomschrijving die helpt om de functie goed op te pakken. Een bestuurslid of kartrekker van een commissie begeleidt de nieuwe vrijwilliger in de opstartfase.

De vrijwilligerscommissie heeft een E-learning ontwikkeld voor huidige en nieuwe vrijwilligers. Jaarlijks bieden we een training aan voor een selectie van vrijwilligers. De training bestaat uit 2 sessies, waarin we vier blokken van de E-learning doornemen.

De vier blokken zijn:

De vrijwilliger en Cream Crackers
Kruip in de huid van een vrijwilliger
In gesprek gaan én blijven
Een vrijwilliger stopt: feedback krijgen

We willen via de E-learning mee geven waar op gelet kan worden om de verenigingstaken én motieven/kwaliteiten van vrijwilligers zo goed mogelijk op elkaar aan te laten sluiten. Daarbij kan gedacht worden aan ruimte voor ontwikkeling en opleiding, medeleven en flexibiliteit bij persoonlijke omstandigheden en goede communicatie en laten meedenken van vrijwilligers over nieuwe ontwikkelingen. Maar ook heldere taken en verwachtingen dragen daar aan bij. Zo kan hun gevoel van verbondenheid met de vereniging worden behouden en versterkt.

De deelnemers worden geacht zelf de E-learning daarbij door te nemen. We nodigen hiervoor jaarlijks 1 of 2 vrijwilligers per commissie uit. Door dit jaarlijks te doen, breiden we de kennis onder de vrijwilligers uit. Nieuwe vrijwilligers worden ook uitgenodigd om de E-learning door te nemen. Hij/zij krijgt hierdoor meer handvaten hoe ze het aan kunnen pakken binnen de vrijwilligersfunctie.

Ook kan een bestuurslid, een kartrekker van een commissie of een vrijwilliger zelf de E-learning erbij pakken als naslagwerk wanneer op onderdelen de kennis weer even opgefrist dient te worden. De E-learning is voor iedereen, die het leuk of nuttig vindt, voor eigen ontwikkeling beschikbaar.

Daarnaast is alle kennis van vrijwilligerscoördinatie geborgd bij Vrijwilligers&Co. Wanneer er wisseling plaats vindt in de vrijwilligerscommissie kan de digitale omgeving van Vrijwilligers&Co dienen als begeleidingsinstrument en kan de nieuwe vrijwilligerscoördinator daarmee worden opgeleid. Ook kan de vrijwilligerscommissie deze digitale omgeving altijd raadplegen op onderdelen, wanneer de kennis weer even opgefrist dient te worden.

Bedanken

Vrijwilligers worden bij Cream Crackers serieus genomen. Onkosten die gemaakt worden, worden vergoed. De vrijwilligers kunnen tijdens vergaderingen een drankje drinken op kosten van de vereniging. Al deze aspecten dragen bij aan de erkenning van onze vrijwilligers.

We danken jaarlijks onze vrijwilligers die een substantiële bijdrage leveren. We belonen ze met een kerstkaart en nodigen ze uit om deel te nemen aan het steunpilarentoernooi. Tijdens deze avond wordt er met elkaar getennist en gepaddeld en ontvangen de vrijwilligers lekker eten in buffetvorm. Ook ontvangen de vrijwilligers tijdens de avond een dankwoord van de voorzitter.

Het bestuur ontvangt daarnaast bij de ALV een dankwoord van één van onze ereleden.

Commissies kunnen een aanvraag doen bij het bestuur voor aanschaf van kleding of een etentje.

De kleine vrijwilliger bedanken we via communicatie-uitingen. Met ‘Vrijwilliger uitgelicht’ worden vrijwilligers via de nieuwsbrief in het zonnetje gezet. Begin december sturen we een dankwoord voor alle vrijwilligers via een Sinterklaasgedicht of een bericht ‘Dag van de vrijwilliger’ via de nieuwsbrief en social media naar alle leden.

Behouden

Cream Crackers heeft een aantal vitale functies benoemd. Voor deze functies willen we stimuleren dat er draaiboeken worden gemaakt van de uit te voeren taken. Mocht het gebeuren dat de vrijwilliger niet kan worden behouden dan kan het ‘eenvoudig’ overgenomen worden. Dit kan voor een ‘relaxter’ gevoel zorgen bij de vrijwilligers. En dit zorgt weer voor rust en overzicht binnen een commissie en daarmee langer behoud van de vrijwilligers.

Er bestaat verder een duidelijke relatie tussen behouden en begeleiden. Naast de inhoudelijke taak, die helder, leuk maar ook behapbaar moet zijn, spelen ook de onderlinge communicatie en wijze van omgaan met elkaar een belangrijke rol in het behouden én vinden van vrijwilligers. In de E-learning wordt daar op verschillende wijze aandacht aan besteed.

Beëindigen

Wanneer vrijwilligers die een substantiële bijdrage leveren aan de vereniging vertrekken, willen we aandacht geven aan het vertrek. Het afscheid nemen van een bestuurslid gebeurt op de jaarlijkse ALV. Bij vertrek van een vrijwilliger uit een commissie wordt er via die commissie afscheid genomen. Wanneer vrijwilligers met meer lossere functies zoals bij ICT, leden- en financiële administratie vertrekken neemt het bestuur de rol op zich om afscheid te nemen.

Wanneer vrijwilligers met een vitale functie vertrekken organiseren we een exitgesprek. Ook om andere redenen kan er een wens ontstaan om een exitgesprek te voeren. Een exitgesprek gaat over wat goed gaat, wat voor verbetering vatbaar is en welke afspraken daaruit volgen. In principe wordt het exitgesprek zo spoedig mogelijk na het bekend worden van een vertrek gehouden. Het bestuur en elke commissie kunnen via de E-learning een handleiding ‘exitgesprekken’ doornemen. De vrijwilligerscommissie kan ondersteuning bieden bij de opzet of uitvoering van zo’n gesprek. Bij een exitgesprek zit altijd een bestuurslid of een vertegenwoordiging van de betreffende commissie.

Jaarlijks worden de resultaten die betrekking hebben op de algemene aansturing op de agenda van het bestuur geplaatst. De resultaten specifiek voor de commissies worden met hen gedeeld en besproken. De commissies bepalen zelf wat ze meenemen en/of vertalen naar acties. Er wordt een verslagje van de waardevolle aandachtspunten (positief en negatief) gemaakt van het exitgesprek en deze wordt eerst goedgekeurd door de vertrekkende vrijwilliger. De vrijwilliger geeft toestemming om ervaringen te mogen delen met het bestuur of de betreffende commissie. Ook ontvangt de vrijwilligerscommissie altijd digitaal het verslag en archiveert deze. De overdracht gaat zoveel mogelijk over feitelijke zaken en niet over personen. Is dit laatste niet het geval dan wordt gevraagd “wat betrokkene wil dat er met die informatie gedaan wordt” Anders wordt die niet meegenomen in het verslag. Het eventueel inschakelen van een vertrouwenscontactpersoon is een mogelijkheid, die uiteraard alleen kan als betrokkene daaraan mee wil werken.

Beleid

Dit vrijwilligersbeleid wordt jaarlijks gecheckt door de vrijwilligerscommissie om te bepalen of het nog actueel is of aangepast dient te worden. Er wordt dan een nieuwe datum toegevoegd aan het document, zodat duidelijk is wat de actuele versie is.

Dit vrijwilligersbeleid wordt gepubliceerd op de website van Cream Crackers.

Rol en taken van de vrijwilligerscommissie

Overzicht hebben van welke vrijwilligers actief zijn en welke taken ze verrichten (Beheer)
Het tabblad vrijwilligers op de website up to date houden. (Beheer)
Bijhouden van leden die bereid zijn om vrijwilligerstaken op zich te nemen. (Beheer) Deze lijst is waar gevraagd beschikbaar voor commissies en kan gebruikt worden om te matchen met vacatures. (Binnenhalen)
Jaarlijks 3 keer een ‘Vrijwilliger uitgelicht’ schrijven voor de nieuwsbrief en op de website (Bedanken)
Jaarlijks regelen van een kerstkaart voor de vrijwilligers die een substantiële bijdrage leveren als dank voor de inzet met uitnodiging voor vrijwilligerstoernooi (Bedanken)
Het vrijwilligerstoernooi organiseren in februari voor vrijwilligers (Bedanken)
Up-to-date houden van de E-learning voor vrijwilligers (Begeleiden)
Eens in de zoveel tijd verzorgen van een training voor vrijwilligers met inzet van de E-learning. (Begeleiden)
Ondersteunen van commissies bij het ontwikkelen van vaardigheden t.b.v. binnenhalen, begeleiden, behouden en beëindigen (Begeleiden)
Bewaren van verslagen van de exitgesprekken en bestuur stimuleren om jaarlijks uitkomsten hiervan te bespreken. En indien nodig het ondersteunen van het bestuur en commissies bij het voeren van exitgesprekken. (Beëindigen)
Samen met het bestuur het vrijwilligersbeleid actualiseren (Beleid)